Gestión documental

Documentación

Desde esta opción se permite la posibilidad de incluir toda la documentación que la empresa estime necesaria. Toda esta documentación se almacenará con la finalidad de:

• Servir como repositorio documental.
• Permitir hacerla VISIBLE para el conjunto de empleados que se estime. En este caso los empleados podrán acceder a ella desde el Portal del empleado o la app en caso de tenerla instalada.

Este botón permite añadir nuevos documentos. 

 Este conmutador permite hacer Visible o No Visible el documento al conjunto de empleados seleccionados. 

Este botón permite: 

• Filtrar los datos identificativos de un documento por centro de trabajo, departamento y empleados 

  

  
  

Documentos Generados

Desde esta opción se permite la posibilidad de incluir toda la documentación que la empresa necesite generar y que incluya campos variables. Esta documentación se podrá asignar a los empleados de manera que se presentará personalizada e incluirá la posibilidad de ser firmada por el mismo.

En el listado de Documentos generados se incluyen todos los documentos creados y las condiciones de los mismos.

Permite:

• Visualizar el contenido del documento.
• Dar de baja un Documento existente. Esta acción conlleva el borrado permanente de:
• Los datos del Documento

Este botón permite añadir nuevos documentos. 

El formulario de creación de un nuevo documento autogenerado, incluye las siguientes secciones:

• Datos de Documento Generado. Es un editor donde se incluirá todo el texto del documento. En este editor se podrán incluir las siguientes variables que serán sustituidas por el valor adecuado al firmar el documento.

            o Nombre del empleado
            o Apellidos del empleado
            o DNI empleado
            o Dirección Empleado
            o Contrato del empleado
            o Nombre empresa
            o CIF empresa
            o Puesto de trabajo
            o Inicio de Contrato
            o Provincia empresa

•  Imagen de Cabecera y un Texto de Cabecera para incluir en el documento
• Fecha de Entrega y Periodicidad. Estos datos indicarán cuando y cada cuanto ntiempo se entregará el documento al empleado.
• Requiere Firma empleado. Indica si cuando el empleado reciba el documento. Este deberá ser firmado.
• Enviar Todos Empleados. Si esta opción está marcada, el documento se enviará a todos los empleados. Si no está marcada, se podrá escoger a que empleados llegará el documento. 

Este botón permite añadir distintos términos al documento que pueden tener carácter obligatorio. En el listado de Documentos Autogenerados se incluyen todos los documentos creados y las condiciones de los mismos.

 

Agrupación Documental 

Desde esta opción se permite la posibilidad de crear agrupaciones documentales que reúnan distintos documentos relacionados, facilitando su gestión conjunta. Estas agrupaciones podrán asignarse a los empleados, de manera que todos los documentos incluidos se presentarán de forma organizada y personalizada, incluyendo aquellos que requieran firma por parte del trabajador. (falta la i de info)

Este botón permite añadir nuevas agrupaciones documentales. 

El opción de creación de un nueva agrupación documental, incluye las siguientes secciones:

• Nombre de la agrupación documental. 
• Descripción de ella.
• Documentos Generados. Esta sección puedes seleccionar una opción o múltiples opciones a generar

 

Documentos Firmables

Desde esta opción se permite la posibilidad de crear y gestionar documentación que requiera firma por parte de los empleados, incluyendo documentos con campos variables que se completarán automáticamente con la información correspondiente. Estos documentos podrán asignarse a uno o varios empleados, presentándose de forma personalizada y permitiendo su firma electrónica, ya sea de manera individual o secuencial.

En el listado de Documentos firmables se muestran todos los documentos creados, indicando su fecha de creación, empleados asignados, si la firma es secuencial y el estado de firma de cada documento.

Permite:

• Visualizar el contenido del documento y su estado de firma.

• Descargar el documento original.

• Eliminar un documento existente. Esta acción conlleva el borrado permanente de los datos asociados al documento, incluyendo su historial y estado de firma.

Este botón permite añadir nuevos documentos firmables. 

El formulario de creación de un nuevo documento firmable, incluye las siguientes secciones:

• Datos de Documento. Permite definir la información básica del documento, incluyendo el título, el tipo de documento y la carga del archivo original que será utilizado como base para la firma.
• Texto del Documento. Incluye un editor de texto donde se podrá introducir el contenido del documento. Este texto podrá contener campos variables, que se sustituirán automáticamente por los valores correspondientes en el momento de la firma.
• Opciones de firma. Permite configurar los requisitos de firma del documento. 
              o Firma Cualificada
              o Firma del Administrador
              o Firma del Empleado
• Asignación y disponibilidad. Desde esta sección se define la disponibilidad del documento y los empleados a los que se asignará. El documento se presentará de forma personalizada a cada empleado seleccionado y quedará disponible para su firma según la configuración establecida.

 

Documentos Entregables

Desde esta se permite crear y gestionar documentos entregables que pueden asignarse a uno o varios empleados. Estos documentos pueden configurarse como obligatorios u opcionales, tener caducidad y establecerse para su entrega automática a empleados actuales y futuros.

En el listado de Documentos entregables se muestran todos los documentos creados, indicando la siguiente información:

• ID del documento.

• Nombre del documento.

• Fecha de creación.

• Caducidad, indicando si el documento tiene fecha de vencimiento.

• Opcional, especificando si la entrega es obligatoria o no.

• Empleados a los que está asignado 

• Entregar a futuros empleados, para automatizar su asignación a nuevas altas.

• Entregar al activar empleado, permitiendo que el documento se asigne automáticamente a un empleado en activo

Este botón permite añadir nuevos documentos entregables. 

El formulario de creación de un nuevo documento entregable, incluye las siguientes secciones:

• Datos de Documento. Permite definir la información básica del documento, incluyendo el título, descripción de documento y tipo de vencimiento
• Modelo de entrega. Donde se carga el archivo que será entregado a los empleados.
• Asignación. Permitiendo seleccionar uno o varios empleados o colectivos a los que se entregará el documento.
  
• Asignación y disponibilidad. Desde esta sección se define la disponibilidad del documento y los empleados a los que se asignará.
• Opciones del documento. Permite configurar el comportamiento y la disponibilidad del documento mediante las siguientes opciones     
              o Opcional.
              o Entregar a futuros empleados
              o Entregar al activar empleado
• Activo. para determinar si el documento está disponible o no.