Módulo ADMINISTRACIÓN

Gestión Empresa

Datos Empresa

Desde aquí se pueden modificar los datos de la Empresa. Esta pantalla está dividida en tres contenedores:

• Datos de Empresa. Se pueden modificar los datos identificativos. Se puede escoger el Color con el que se verá el portal del empleado. Asimismo, se puede cargar el logo de la empresa.
• Datos del convenio. Se puede especificar el convenio colectivo de la empresa, así como adjuntar el documento que detalle dicho convenio. Este documento también se guarda en la sección de documentación de la empresa.
• Permisos. Este contenedor permite realizar distintos tipos de ajustes en función de las características de la empresa. Todos los permisos se encuentran explicados en los Anexos I y II del presente manual. Se podrán realizar ajustes sobre:

o   Registros. Define distintos criterios en los registros de entrada y/o salida

o   Clientes. Válido únicamente para la versión de Servicios a Clientes

o   Funcionalidades. Aspectos generales del uso por el empleado

o   Vacaciones. Criterios a aplicar a las vacaciones de los empleados

Centros de trabajo

Esta pantalla muestra un listado de los Centros de Trabajo que tenga una empresa.

Un Centro de Trabajo es cualquier ubicación de una empresa donde haya empleados.

En una empresa se puede definir cualquier número de Centros de Trabajo. Al dar de alta la empresa (esta se genera al contratar el servicio) se crea de manera automática un Centro de Trabajo. En el caso que exista más de un centro, se procederá a crearlos desde esta pantalla.

Este botón permite crear nuevos Centro de Trabajo.

Este botón permite:

• Cambiar los datos identificativos de un Centro de Trabajo existente.
• Dar de baja un Centro de Trabajo existente. Esta acción conlleva el borrado permanente de:
• Los datos del Centro de Trabajo
• Todos los registros de entrada / salida realizados en este Centro
• La vinculación de los empleados asociados al Centro, aunque todos sus datos seguirán siendo accesibles
• Los festivos vinculados a este Centro

Departamentos

Esta pantalla muestra un listado de los Departamentos que tenga una empresa.

En una empresa se puede definir cualquier número de Departamentos. Al dar de alta la empresa (esta se genera al contratar el servicio) no se crea de manera automática ningún Departamento. En el caso de necesitar una estructura departamental, se procederá a crearlos desde esta pantalla.

Este botón permite crear nuevos Departamentos.

Este botón permite:

• Cambiar los datos identificativos de un Departamento existente.
• Dar de baja un Departamento existente. Esta acción conlleva el borrado permanente de:
• Los datos del Departamento
• La vinculación de los empleados asociados al Departamento, aunque todos sus datos seguirán siendo accesibles
• El Responsable del Departamento dejará de tener asignado el mismo

El contenido del campo Responsables identifica el usuario o usuarios que podrá gestionar todo lo relacionado con los empleados asignados al Departamento.

Categorías Laborales

Esta pantalla muestra un listado de las Categorías Laborales que tenga una empresa.

En una empresa se puede definir cualquier número de Categorías Laborales. Al dar de alta la empresa (esta se genera al contratar el servicio) no se crea de manera automática ninguna Categoría Laboral. En el caso de necesitar definirlas, se procederá a crearlas desde esta pantalla.

Este botón permite crear nuevas Categorías Laborales.

Este botón permite:

• Cambiar los datos identificativos de una Categoría Laboral existente.
• Dar de baja una Categoría Laboral existente. Esta acción conlleva el borrado permanente de:
• Los datos de la Categoría Laboral
• La vinculación de los empleados asociados a la Categoría Laboral, aunque todos sus datos seguirán siendo accesibles

Perfiles Puesto Trabajo

Esta pantalla muestra un listado de los Perfiles Puesto Trabajo.

Este botón permite crear nuevos Perfiles Puesto Trabajo.

Este botón permite:

• Cambiar los datos identificativos de un Perfil Puesto Trabajo existente.
• Dar de baja un Perfil Puesto Trabajo existente. Esta acción conlleva el borrado permanente de:
• Los datos del Perfil Puesto Trabajo

Calendario Laboral

Anualmente la empresa, tras consulta y previo informe de los representantes de los empleados, elaborará un calendario laboral que comprenderá el horario de trabajo y la distribución anual de los días de trabajo, festivos, descansos semanales o entre jornadas, y otros días inhábiles, teniendo en cuenta la jornada máxima legal o, en su caso, la pactada.

Respecto a las fiestas laborales, no podrán exceder de catorce al año.

En cualquier caso, se respetarán como fiestas de ámbito nacional:

• 1 de enero (Año Nuevo)
• 19 de abril (Viernes Santo)
• 1 de mayo (Fiesta del Trabajo)
• 15 de agosto (Asunción de la Virgen)
• 12 de octubre (Fiesta Nacional de España)
• 1 de noviembre (Todos los Santos)
• 6 de diciembre (Día de la Constitución Española)
• 8 de diciembre (Inmaculada Concepción)
• 25 de diciembre (Natividad del Señor)

Las Comunidades Autónomas, dentro del límite anual de catorce días festivos, podrán señalar aquellas fiestas que por tradición les sean propias, teniendo en cuenta que habrá que sumar también dos días de carácter local.

Esta pantalla muestra un listado del Calendario Laboral de días festivos definido.

Este botón permite crear un nuevo día Festivo y asignarlo a los Centros de Trabajo donde aplica.

Kronocheck por defecto incluye todos los días festivos de carácter nacional. A principio de año se intentará cargar de manera automática el resto de días festivos si se encuentran disponibles para ello. En cualquier caso, siempre se puede añadir un día festivo de manera manual como ya hemos indicado.

Este botón permite:

• Cambiar los datos identificativos de una Día Festivo existente.
• Dar de baja un Día Festivo existente. Esta acción conlleva el borrado permanente de:
• Los datos del Día Festivo

Cuando el sistema detecta que no está asignado el calendario de días festivos para los Centros de Trabajo existentes, aparecerá una ventana informativa indicando que se proceda a su configuración:

Documentación

Desde esta opción se permite la posibilidad de incluir toda la documentación que la empresa estime necesaria. Toda esta documentación se almacenará con la finalidad de:

• Servir como repositorio documental.
• Permitir hacerla VISIBLE para el conjunto de empleados que se estime. En este caso los empleados podrán acceder a ella desde el Portal del empleado o la app en caso de tenerla instalada.

Este botón permite añadir nuevos documentos.

 Este conmutador permite hacer Visible o No Visible el documento al conjunto de empleados seleccionados.

Este botón permite:

• Cambiar los datos identificativos de un documento.
• Dar de baja un Documento existente. Esta acción conlleva el borrado permanente de:
• Los datos asociados al Documento

Documentos Autogenerados

Desde esta opción se permite la posibilidad de incluir toda la documentación que la empresa necesite generar y que incluya campos variables. Esta documentación se podrá asignar a los empleados de manera que se presentará personalizada e incluirá la posibilidad de ser firmada por el mismo.

En el listado de Documentos Autogenerados se incluyen todos los documentos creados y las condiciones de los mismos.

Este botón permite:

• Visualizar el contenido del documento.
• Dar de baja un Documento existente. Esta acción conlleva el borrado permanente de:
• Los datos del Documento

Este botón permite añadir nuevos documentos.

El formulario de creación de un nuevo documento autogenerado, incluye las siguientes secciones:

·       Datos de Documento Generado. Es un editor donde se incluirá todo el texto del documento. En este editor se podrán incluir las siguientes variables que serán sustituidas por el valor adecuado al firmar el documento.

o   Nombre del empleado

o   Apellidos del empleado

o   DNI empleado

o   Dirección del empleado

o   Contrato empleado

o   Nombre empresa

o   CIF empresa

• Imagen de Cabecera y un Texto de Cabecera para incluir en el documento.

 Fecha de Entrega y Periodicidad. Estos datos indicarán cuando y cada cuanto tiempo se entregará el documento   al empleado.

 Requiere Firma empleado. Indica si cuando el empleado reciba el documento, este deberá ser firmado.

 Enviar Todos Empleados. Si esta opción está marcada, el documento se enviará a todos los empleados. Si no está marcada, se podrá escoger a que empleados llegará el documento.

Este botón permite añadir distintos términos al documento que pueden tener carácter obligatorio.

En el listado de Documentos Autogenerados se incluyen todos los documentos creados y las condiciones de los mismos.

Plan de Formación

El objetivo esencial de un plan de formación interno de una empresa es proponer acciones formativas que permitan que los empleados adquieran conocimientos que les son necesarios para el desarrollo de su trabajo, para la mejora de éste o para la actualización de conocimientos.

Esta pantalla muestra un listado del catálogo de cursos que la empresa ha identificado como necesarios para la formación de sus empleados.

Este botón permite añadir un nuevo curso al catálogo de cursos de la empresa.

Este botón permite:

• Cambiar los datos identificativos de un Curso existente.
• Dar de baja un Curso existente. Esta acción conlleva el borrado permanente de:
• Los datos asociados al Curso
• Toda la formación programada o impartida a empleados asociadas a este curso, así como su documentación (certificados, diplomas, etc.)

Kronocheck pone a disposición de todas las empresas su catálogo de cursos On Line distribuido en distintas categorías, además de su plataforma de formación, para que todas aquellas empresas que quieran realizar el Plan de Formación de sus empleados a través de FUNDAE y bonificarse la misma en las cuotas de la Seguridad Social, puedan hacerlo de manera automatizada.

En esta misma pantalla existen dos botones que nos permiten gestionar los trámites necesarios para ello:

A través de este botón se accede al formulario denominado “Adhesión al Contrato de Encomienda”.

Será necesario rellenar los contenidos de todos los campos obligatorios del formulario y después de firmarlo, pulsar el botón “Enviar” para iniciar los trámites de solicitud del crédito disponible de la empresa en función de las características de la misma.

A partir de este momento, nuestro personal se encargará de realizar las tareas necesarias para la gestión y tramitación de la solicitud.

Este botón muestra todas las categorías en que están agrupados los distintos cursos.

Una vez seleccionada la categoría correspondiente y el curso de interés, se tiene acceso a la presentación del mismo y a su Contenido. En esa misma pantalla se podrá realizar su contratación en una de las convocatorias programadas para su impartición.

Gestión de Personal

Personal

Esta pantalla muestra un listado de todos los empleados de la empresa que se encuentran en situación de PERSONAL ACTIVO.

Se considera Personal Activo a un empleado que en este momento pueda realizar todo tipo de actividad relacionada con la empresa (registrar horario, vacaciones, bajas, etc.)

Este botón permite realizar la búsqueda de un trabajador en concreto aplicando distintos criterios de filtrado.

Este botón muestra un listado de todo el Personal No Activo. El procedimiento para pasar un empleado a estado No Activo se explica más adelante en este mismo documento.

Si aparece este icono parpadeando significa que no existen licencias disponibles para dar de alta nuevos empleados, por lo que no aparecerá el siguiente botón Crear Empleado.

Este botón permite dar de alta un nuevo empleado. El procedimiento para dar de alta un empleado se explica más adelante en este mismo documento en la sección CREAR / MODIFICAR EMPLEADO.

Este botón permite acceder a la Ficha Personal del empleado. Esta ficha contiene toda la información relativa al mismo distribuida en una serie de secciones:

Muestra la siguiente información:

·     Contenedor Datos Generales:

• Información Empleado. Todos sus datos identificativos
• Información Laboral. Datos relativos a la condición de empleado
• Contrato en vigor
• Permisos. Ajustes permitidos
• Documentación. Documentos de Currículum, Contrato, adicionales, etc.
• Perfil del Trabajador

Este botón permite acceder a la ficha del empleado para ser modificada. Se realiza una explicación más extensa en el apartado CREAR / MODIFICAR empleado más adelante en este mismo documento.

·     Contenedor Contratos

Listado de contratos que incluye contrato en vigor e histórico de contratos.

Este botón permite modificar el contrato EN VIGOR

·     Contenedor Cuadrante del Empleado

Muestra Un calendario bimensual dividido en días con representación gráfica de los eventos definidos para cada empleado.

Desde este calendario se podrá interactuar en cuatro de los seis elementos ya definidos o crear aquellos que se necesiten. Para ello el calendario se divide en seis secciones:

• Jornada Laboral (solo visualización)
• Registros realizados (solo visualización)
• Vacaciones
• Bajas
• Ausencias
• Formación

Cuando se defina un periodo de Vacaciones se puede definir como:

• Vacaciones Solicitadas. Aquellas que ha pedido el empleado pero que aún no han sido confirmadas.
• Vacaciones Confirmadas. Aquellas que el responsable sí ha confirmado como definitivas.

Para crear un evento basta con pinchar sobre la fecha de inicio del mismo y arrastrar el ratón hasta la fecha fin. En el momento de soltar el ratón aparecerá un formulario donde se elegirá el tipo de evento a crear:

• Vacaciones
• Ausencia
• Baja
• Formación

Una vez escogido el tipo de evento se rellenará el formulario correspondiente al mismo quedando ya grabado y pintado en el calendario, así como en el resto de opciones que hagan referencia al empleado.

Asimismo, también se puede modificar o borrar cualquier evento ya creado:

• Para modificar un evento se pinchará sobre el mismo apareciendo en ese momento el formulario correspondiente. Una vez realizadas las modificaciones correspondientes se pulsará el botón Guardar.
• Para borrar un evento se pinchará sobre el mismo apareciendo en ese momento el formulario correspondiente y a continuación pulsar el botón Eliminar.

Las siguientes secciones de esta pantalla muestran distintos contenedores de información:

• Horarios Jornada Activos. Muestra todos las Tablas Horarias que tiene asignadas este empleado.

Este botón permite:

• Modificar los datos del Horario asignado
• Borrar el Horario asignado

Este botón permite acceder a la pestaña Horario Jornada de la Ficha del empleado.

• Ausencias. Muestra las ausencias registradas por este empleado.

Este botón permite:

• Marcar como justificada
• Ver los Documentos adjuntados a la Ausencia
• Modificar los datos de la Ausencia asignado

Este botón permite acceder a la pestaña de Ausencias de la Ficha del empleado.

• Vacaciones Solicitadas. Muestra las vacaciones solicitadas por el empleado

Este botón permite:

• Marcar periodo de Vacaciones como Confirmadas
• Rechazar periodo Vacaciones Solicitado
• Modificar el periodo de Vacaciones solicitado

Este botón permite acceder a la pestaña de Vacaciones de la Ficha del empleado.

• Bajas Laborales. Muestra las Bajas del empleado.

Este botón permite acceder a la pestaña de Bajas de la Ficha del empleado.

• Contratos. Muestra el histórico de contratos que haya podido tener un empleado. Un empleado puede haber tenido distintos contratos a lo largo del tiempo. En cualquier caso, solo existe un contrato en vigor, mientras que el resto solo tendrán carácter informativo.

La columna Operación informa de que tipo de operación se realizó en el contrato en su momento y puede ser:

• Nuevo Contrato. Aquel que se realiza en el momento de la primera contratación del empleado.
• Modificación. Cuando se modifica el contrato en vigor. El ejemplo más evidente es cuando se realiza un cambio en el número de horas contratadas.
• Conversión. Transformación de un tipo de contrato a otro como por ejemplo conversión de un contrato de Formación a Indefinido.

·     Contenedor Resumen del año actual

La siguiente sección de esta pantalla muestra un resumen de la actividad del empleado. En el mismo, se detalla la información referente a:

• Horas Totales a trabajar por el empleado
• Horas Realizadas hasta la fecha por el empleado
• Horas No trabajadas por el empleado
• Horas Extra realizadas por el empleado

Muestra un listado con las Tablas Horarias asignadas al empleado.

Este botón permite asignar a un empleado una tabla horaria previamente definida.

Este botón permite:

• Cambiar los datos identificativos de un Horario existente.
• Dar de baja un Horario asignado. Esta acción conlleva el borrado permanente de:
  • Los datos del Horario
  • La asociación del Horario con el empleado
  • Los registros de entrada y salida al compararse estos con el horario

Muestra un listado con Vacaciones asignadas al empleado.

Este botón permite crear un nuevo periodo de Vacaciones a un empleado.

Este botón permite:

• Cambiar los datos identificativos de un periodo de Vacaciones asignado.
• Dar de baja un periodo de Vacaciones. Esta acción conlleva el borrado permanente de:
  • Los datos del periodo de Vacaciones

Muestra un listado con las Bajas de un empleado.

Este botón permite crear una Baja del empleado.

Este botón permite:

• Cambiar los datos de una Baja.
• Eliminar los datos de la Baja. Esta acción conlleva el borrado permanente de:
• Los datos de la Baja del empleado
• Todos los Documentos asociados a esta Baja

Muestra un listado con las Ausencias del empleado.

Este botón permite crear una Ausencia a un empleado.

Este botón permite:

Adjuntar un documento justificativo a una Ausencia existente.

Este botón permite:

• Cambiar los datos identificativos de una Ausencia existente.
• Dar de baja una Ausencia asignada. Esta acción conlleva el borrado permanente de:
  • Los datos de la Ausencia
  • Todos los Documentos asociados a la Ausencia

Muestra un listado con los Registros de Entrada / Salida realizados por el empleado.

Este botón permite crear el Registro de la jornada (entrada y salida) a un empleado en caso de omisión, olvido o imposibilidad de realizarlo por parte del mismo.

Este botón permite generar un Informe de todos los registros de entrada / salida a partir de los criterios de filtrado seleccionados.

El informe se puede filtrar por:

Entradas /Salidas, Entradas, Salidas, Paradas, Ausencias, Horas/Día, Horas/Semana Horas/Mes.

La información que se muestra incluye:

• Datos identificativos del registro
• Dirección IP desde donde se ha realizado el registro
• Ubicación en Google desde donde se ha realizado el registro
• Dispositivo desde donde se ha realizado en registro (PC, app, lector, administración)

Este botón permite:

• Cambiar el dato de Hora en caso de omisión o error del empleado.
• Dar de baja un Registro. Esta acción conlleva el borrado permanente de:
  • Los datos del Registro

Muestra un listado con las Paradas realizadas por un empleado      

Este botón permite crear una nueva parada de un empleado.

Este botón permite:

• Cambiar los datos identificativos de una parada realizada por un empleado.
• Dar de baja una Parada. Esta acción conlleva el borrado permanente de:
  • Los datos de la Parada
  • El tiempo no recuperable de la Jornada si la Parada está así definida

Muestra un listado con las Visitas realizadas por un empleado.               

Este botón permite crear una nueva visita de un empleado.

Este botón permite:

• Visualizar los datos de una visita.
• Cambiar los datos identificativos de una visita realizada por un empleado.      

Muestra distintos bloques de información.

 ·       Tres Tipos de totales:

o   Horas extra REALIZADAS en el año en curso

o   Horas extra COMPENSADAS en el año en curso

o   Horas extra PENDIENTES de compensar

·       Gráfico mensualizado de horas extra REALIZADAS y COMPENSADAS.

Este botón permite compensar las horas extra realizadas por un empleado como:

o   Vacaciones. Para ello se establecerá una fecha de inicio y una fecha de fin

o   Ausencia. Se seleccionará la fecha de la ausencia y la hora de inicio y fin de la misma

o   Otra compensación. Únicamente se seleccionará el número de horas a compensar.

Muestra un listado con los cursos solicitados por un empleado.

Este botón permite asignar un nuevo Curso de Formación a un empleado.

Este botón permite:

• Marcar la formación solicitada como Confirmada.
• Marcar la formación solicitada como Rechazada.

Muestra un listado con los cursos de un empleado y el estado de los mismos.

Este botón permite asignar un nuevo Curso de Formación a un empleado.

Este botón permite:

• Modificar los datos del curso.
• Dar de baja un Curso de Formación. Esta acción conlleva el borrado permanente de:

o   La Formación asignada al empleado                                                                                                              

Muestra un listado con los documentos generados para un empleado y la posibilidad de descargarlo en un fichero .pdf

Este botón permite descargar en formato pdf el documento.

 LISTADO FICHA PERSONAL

Este botón que aparece en el listado de Personal permite:

• Desactivar un empleado por lo que pasará a un estado de PERSONAL NO ACTIVO. En este estado, el empleado no será visible y no tendrá acceso a ninguna funcionalidad del software y todos los datos asociados al mismo (registros horarios, vacaciones, ausencias, bajas, cursos, etc.) quedarán ocultos.
• Enviar claves. Enviará un correo electrónico a la dirección de correo que tenga definida el empleado en su ficha para recordarle sus datos de acceso al Portal del Empleado.
• Dar de baja un empleado existente. Esta acción conlleva el borrado permanente de:
• Los datos del empleado
• Toda la información relativa al mismo (registros horarios, vacaciones, ausencias, bajas, cursos, etc.)

CREAR / MODIFICAR EMPLEADO

Desde el botón de CREAR EMPLEADO en el listado de Ficha de Personal se accede a una pantalla dividida en cinco contenedores:

• Información Personal. Datos identificativos del empleado.
• Información Laboral. Datos referentes al puesto de trabajo del empleado.
• Contrato Laboral. Datos referentes al tipo de contrato del empleado. Cuando se da de alta un empleado se selecciona y completan los datos del mismo quedando este en el estado de contrato en vigor. Si posteriormente se necesita modificar el contrato actual, esto conlleva la necesidad de especificar si se trata de una:
• Modificación. Cuando se modifica el contrato en vigor. El ejemplo más evidente es cuando se realiza un cambio en el número de horas contratadas
• Conversión. Transformación de un tipo de contrato a otro como por ejemplo conversión de un contrato de Formación a Indefinido

En cualquiera de los casos el contrato actual pasará al estado de inactivo y se almacena en el histórico de archivos, pudiendo ser visualizado en el contenedor Contrato de la Ficha del empleado. Asimismo, el “nuevo” contrato pasará al estado de en vigor.

• Documentación. Se podrán adjuntar los siguientes documentos:
• Currículum del empleado
• Contrato del empleado
• Otra documentación
• Permite aplicar permisos de forma individual a un empleado.