GESTIÓN DE EMPRESA

Configuración Empresa

Desde aquí se pueden modificar los datos de la Empresa. Esta pantalla está dividida en dos contenedores:

• Datos de Empresa. Se pueden modificar los datos identificativos. Se puede escoger el Color con el que se verá el portal del empleado. Asimismo, se puede cargar el logo de la empresa.
• Datos del convenio. Se puede especificar el convenio colectivo de la empresa, así como adjuntar el documento que detalle dicho convenio. Este documento también se guarda en la sección de documentación de la empresa.

Centros de trabajo

Esta pantalla muestra un listado de los Centros de Trabajo que tenga una empresa. Un centro de trabajo es cualquier ubicación de una empresa donde haya empleados.

En una empresa se puede definir cualquier número de centros de trabajos. Al dar de alta la empresa (esta se genera al contratar el servicio) y se crea de manera automática . En el caso que exista más de un centro, se procederá a crearlos desde esta pantalla.

Aquí se podrán:

• Cambiar los datos identificativos de un Centro de Trabajo existente. (nombre, CIF, dirección, localidad, teléfono, email etc..)
• Ademas de añadir convenias podras tener varias opciónes de datos del convenio como el tipo, nombre, vacaciones y añadir todo tipo de características propias.

Gestionar Permisos

La sección “Gestionar Permisos: kronocheck” permite configurar opciones específicas relacionadas con los registros de fichajes, el portal del empleado, horarios y otras funcionalidades. Este manual explica cada una de las opciones visibles en la pestaña “Ajustes sobre Registros”, mostrada en la imagen.

En la parte superior aparece el título “Gestionar Permisos: kronocheck”, que indica que se están editando los permisos generales de la aplicación

En la esquina superior derecha se encuentra el botón → Guarda todos los cambios realizados en esta pantalla.

 

Navegación por pestañas

En la parte superior del panel de configuración aparecen varias pestañas:

• Ajustes sobre Registros

• Ajustes sobre Clientes

• Ajustes sobre Horarios

• Ajustes sobre funcionalidades

• Ajustes sobre Vacaciones

• Ajustes sobre Avisos

Ajustes sobre Registros

• Limitar tiempo para Registro antes de hora de entrada: Restringe que el empleado pueda fichar antes de una cantidad de minutos determinados respecto a su hora programada de entrada. Evita registros demasiado tempranos.
• Margen entre fichajes: Establece un margen mínimo entre un fichaje y el siguiente (por ejemplo, evitar fichajes repetidos por error). (falta la i de info)
• No permitir fichar con la Jornada comenzada: Impide que el empleado realice un fichaje si intenta hacerlo una vez ya iniciada su jornada según planificación.
• Limitar calendario en el Portal del Empleado: Restringe la visualización del calendario en el portal, limitando lo que los empleados pueden ver sobre sus jornadas y registros.
• Resumen simplificado en el Portal del Empleado: Muestra un resumen más simple y reducido del registro de jornada dentro del portal del empleado, ideal para empresas que desean una vista clara y rápida.
• Ocultar textos legales en informes: Elimina o esconde los textos legales que normalmente aparecen en reportes o informes exportados.
• Limitar cuadrante a número de semanas: Permite definir el número máximo de semanas visualizables en el cuadrante de horarios.
• Cuadrante del Portal del Empleado simplificado: Muestra una versión simplificada del cuadrante que ven los empleados, reduciendo detalles y dejando la información básica. (falta la i de info)
• Bloquear registros anteriores a: Permite impedir que se modifiquen o creen registros de fechas anteriores a una fecha especificada. (falta la i de info)

Ajustes sobre Clientes

• Activar directiorio sobre clientes : Permite dar de alta al cliente para su utilización en el sistema

Ajustes sobre Horarios

Permite establecer límites y reglas relacionadas con la asignación de días trabajados, horas y organización semanal. A continuación se detallan todas las opciones visibles en esta sección.

• Limitar días de trabajo a la semana: Permite establecer un número máximo de días que un empleado puede trabajar durante una semana.

              o   Número de días a limitar: Aquí se introduce el límite semanal.

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• Limitar días de trabajo consecutivos: Restringe la cantidad máxima de días que un empleado puede trabajar seguidos sin descanso.

              o  Máximo Nº días:Establece el máximo de días consecutivos permitidos.

• No permitir más horas de las contratadas: Impide que se asignen o registren más horas de las estipuladas en el contrato del empleado. Es útil para garantizar el cumplimiento normativo y evitar sobrepasar la jornada contratada
• Limitar días de trabajo por empleado: Define un límite individual sobre los días de trabajo asignables a cada empleado dentro del periodo correspondiente. Esta opción ayuda a controlar la carga de trabajo y asegurar uniformidad en la planificación.
• Alternar mañanas y tardes: Establece una rotación automática de turnos, alternando entre mañanas y tardes cada semana para cada empleado. Es útil en equipos donde se busca equilibrar la distribución de horarios.
• Activar roles de trabajo: Permite habilitar el uso de roles específicos (por ejemplo: Caja, Atención, Reposición) dentro de los horarios. Una vez activado, se pueden asignar funciones concretas a cada empleado en su turno.

Ajustes sobre funcionalidades

• Obtener ubicación: Activa la recogida de ubicación en el momento del fichaje y permite verificar desde dónde se realizó la acción. (falta la i de info)
•  Ubicación obligatoria para poder fichar: Establece que un empleado solo podrá fichar si el sistema consigue obtener correctamente su ubicación. Es útil para controlar fichajes fuera del centro de trabajo o zonas autorizadas.
• Habilitar el sistema de Paradas: Permite gestionar las paradas dentro de la jornada laboral (descansos, incidencias, pausas específicas).
• Utilizar el DNI para identificarse en el Portal del Empleado: Autoriza el uso del DNI como método de identificación dentro del portal. Puede ser útil para entornos donde se quiere simplificar el acceso.
• No permitir fichar desde el Portal del Empleado ni desde la App: Restringe completamente el fichaje a otros métodos configurados por la empresa, como dispositivos físicos o terminales específicos.
• Registrar jornada al realizar una visita: Permite que la jornada se registre automáticamente cuando un empleado inicia una visita registrada en el sistema.
• Permitir solicitudes de empleados: Habilita que los empleados puedan enviar solicitudes (cambios, comentarios, incidencias, etc.) a través del Portal o la App.
• Comprobar festivos: Define el periodo en el cual el sistema revisará los festivos aplicables al calendario del trabajador. 
• Permitir registrar dietas: Activa el registro de dietas o gastos asociados a desplazamientos laborales. Una vez habilitado, se utilizará el coste por kilómetro configurado.

              o   Coste por kilómetro: Campo para introducir el valor económico por cada kilómetro recorrido.

• Permitir capturar con la cámara en el momento del registro; Permite al empleado tomar una fotografía al realizar un registro
• Permitir guardias en festivos: Autoriza la asignación de guardias durante días festivos. Facilita la planificación en empresas que operan todos los días del año.
• Clave API para Firmas Cualificadas: Campo donde se introduce la clave necesaria para el uso de sistemas de firma electrónica cualificada.
• URL para Firmas Cualificadas: Dirección del servicio utilizado para gestionar firmas avanzadas o cualificadas.
• Mandar notificaciones vía email a los Administradores: Habilita el envío de notificaciones por correo electrónico a los administradores del sistema cuando se produzcan acciones relevantes. (falta la i de info)
• Mandar notificaciones vía email a los Departamentos: Permite que los departamentos reciban notificaciones relacionadas con sus empleados o actividades configuradas. (falta la i de info)

Ajuste sobre vacaciones

• Activar solicitud de vacaciones desde el portal del empleado: Permite que los empleados puedan enviar solicitudes de vacaciones directamente desde el Portal del Empleado. 
• Acumular vacaciones año anterior: Permite que los días de vacaciones no disfrutados en el año anterior se acumulen automáticamente para el año actual.
• Vacaciones del año anterior asignadas manualmente: Ofrece la posibilidad de añadir de forma manual los días de vacaciones no utilizados del año anterior. 
• Vacaciones por convenio: Permite que el cálculo del número de días de vacaciones dependa del convenio colectivo asignado a cada trabajador.
  

          o   Modalidad de las vacaciones por dias laborables o dias naturales

• Modalidad vacaciones individual: Permite configurar un método de cálculo de vacaciones diferente para cada empleado.
  Resulta útil en empresas donde los trabajadores poseen condiciones particulares (contratos especiales, reducciones, acuerdos personalizados, etc.).
• Vacaciones sin horario: Permite que el sistema gestione las vacaciones sin depender del horario asignado al trabajador.
  Es útil en casos de empleados sin jornada definida o con horarios muy flexibles.

Ajuste sobre avisos

• Notificar antes de que finalice el contrato: Activa el sistema de avisos que informará cuando un contrato esté próximo a finalizar. Es útil para planificar renovaciones, finiquitos o cambios contractuales.
• Aviso caducidad NIE: Genera avisos automáticos cuando la fecha de caducidad del NIE de un empleado está próxima a vencer.
• Avisos renovacion curso PRL: Envía un aviso cuando un curso de Prevención de Riesgos Laborales esté próximo a necesitar renovación.
• Aviso revisión médica: Activa un recordatorio automático para gestionar las revisiones médicas obligatorias.

Centros de Trabajo

Esta pantalla muestra un listado de los Centros de Trabajo que tenga una empresa. 

Un Centro de Trabajo es cualquier ubicación de una empresa donde haya empleados.

En una empresa se puede definir cualquier número de Centros de Trabajo. Al dar de alta la empresa (esta se genera al contratar el servicio) se crea de manera automática un Centro de Trabajo. En el caso que exista más de un centro, se procederá a crearlos desde esta pantalla

Este botón permite crear nuevos Centro de Trabajo y permite:

• Cambiar los datos identificativos de un Centro de Trabajo existente.
• Dar de baja un Centro de Trabajo existente. Esta acción conlleva el borrado permanente de:
  o Los datos del Centro de Trabajo
  o Todos los registros de entrada / salida realizados en este centro
  o La vinculación de los empleados asociados al Centro, aunque todos sus datos seguirán siendo accesibles
  o Los festivos vinculados a este Centro

  

Departamentos

Esta pantalla muestra un listado de los Departamentos que tenga una empresa.
En una empresa se puede definir cualquier número de Departamentos.

Al dar de alta la empresa (esta se genera al contratar el servicio) no se crea de manera automática ningún Departamento. En el caso de necesitar una estructura departamental, se procederá a crearlos desde esta pantalla. 

Este botón permite:

• Cambiar los datos identificativos de un Departamento existente.
• Dar de baja un Departamento existente. Esta acción conlleva el borrado permanente de:
  o Los datos del Departamento
  o La vinculación de los empleados asociados al Departamento, aunque todos sus datos seguirán siendo accesibles
  o El Responsable del Departamento dejará de tener asignado el mismo contenido del campo. El Responsables identifica el usuario o usuarios que podrá gestionar todo lo relacionado con los empleados asignados al Departamento. 

Este botón permite visualizar la jerarquia de la empresa y departamentos.

Categorias Laborales

Esta pantalla muestra un listado de las Categorías Laborales que tenga una empresa.
En una empresa se puede definir cualquier número de Categorías Laborales.

Al dar de alta la empresa (esta se genera al contratar el servicio) no se crea de manera automática ninguna Categoría Laboral. En el caso de necesitar definirlas, se procederá a crearlas desde esta pantalla. 

Este botón permite crear nuevas Categorías Laborales y permite:

• Cambiar los datos identificativos de una Categoría Laboral existente.
• Dar de baja una Categoría Laboral existente. Esta acción conlleva el borrado permanente de:
  o Los datos de la Categoría Laboral
  o La vinculación de los empleados asociados a la Categoría Laboral, aunque todos sus datos seguirán siendo accesibles 

Perfiles Puestos Trabajo

Esta pantalla muestra un listado de los Perfiles Puesto Trabajo. 

• Este botón permite crear nuevos Perfiles Puesto Trabajo y permite
  
• Cambiar los datos identificativos de un Perfil Puesto Trabajo existente.
• Dar de baja un Perfil Puesto Trabajo existente. Esta acción conlleva el borrado permanente de:
  o Los datos del Perfil Puesto Trabajo

Calendario Laboral

Anualmente la empresa, tras consulta y previo informe de los representantes de los empleados, elaborará un calendario laboral que comprenderá el horario de trabajo y la distribución anual de los días de trabajo, festivos, descansos semanales o entre jornadas, y otros días inhábiles, teniendo en cuenta la jornada máxima legal o, en su caso, la pactada.

Respecto a las fiestas laborales, no podrán exceder de catorce al año.
En cualquier caso, se respetarán como fiestas de ámbito nacional:

• 1 de enero (Año Nuevo)
• 19 de abril (Viernes Santo)
• 1 de mayo (Fiesta del Trabajo)
• 15 de agosto (Asunción de la Virgen)
• 12 de octubre (Fiesta Nacional de España)
  
• 1 de noviembre (Todos los Santos)
• 6 de diciembre (Día de la Constitución Española)
• 8 de diciembre (Inmaculada Concepción)
• 25 de diciembre (Natividad del Señor) 

Las Comunidades Autónomas, dentro del límite anual de catorce días festivos, podrán señalar aquellas fiestas que por tradición les sean propias, teniendo en cuenta que habrá que sumar también dos días de carácter local. 

Este botón permite crear un nuevo día Festivo y asignarlo a los Centros de Trabajo donde aplica.
Kronocheck por defecto incluye todos los días festivos de carácter nacional. A principio de año se intentará cargar de manera automática el resto de días festivos si se encuentran disponibles para ello. En cualquier caso, siempre se puede añadir un día
festivo de manera manual como ya hemos indicado.

Este botón permite:

• Cambiar los datos identificativos de una Día Festivo existente.
• Dar de baja un Día Festivo existente. Esta acción conlleva el borrado permanente de:
  o Los datos del Día Festivo 

Kronocheck por defecto incluye todos los días festivos de carácter nacional. A principio de año se intentará cargar de manera automática el resto de días festivos si se encuentran disponibles para ello. En cualquier caso, siempre se puede añadir un día
festivo de manera manual como ya hemos indicado.

El botón filtros permite filtrar los festivos segun año y centroz de trabajo 

El botón crear festivo permite importar un listado personalizado de tus festivos en formato CSV o puedes utilizar la plantilla ofrecida.

Formación

El objetivo esencial de un plan de formación interno de una empresa es proponer acciones formativas que permitan que los empleados adquieran conocimientos que les son necesarios para el desarrollo de su trabajo, para la mejora de éste o para la actualización de conocimientos. Esta pantalla muestra un listado del catálogo de cursos que la empresa ha identificado como necesarios para la formación de sus empleados. 

Este botón permite añadir un nuevo curso al catálogo de cursos de la empresa.
Este botón permite:

• Cambiar los datos identificativos de un Curso existente.
• Dar de baja un Curso existente. Esta acción conlleva el borrado permanente de:
  o Los datos asociados al Curso
  o Toda la formación programada o impartida a empleados asociadas a este curso, así como su documentación (certificados, diplomas, etc.) 

Kronocheck pone a disposición de todas las empresas su catálogo de cursos online distribuido en distintas categorías, además de su plataforma de formación, para que todas aquellas empresas que quieran realizar el plan de formación de sus empleados a
través de FUNDAE y bonificarse la misma en las cuotas de la Seguridad Social, puedan hacerlo de manera automatizada.

En esta misma pantalla existe un boton que nos permiten gestionar los trámites necesarios para ello: 

A través de este botón se accede al formulario denominado “Adhesión al Contrato de Encomienda”.

Será necesario rellenar los contenidos de todos los campos obligatorios del formulario y después de firmarlo, pulsar el botón “Enviar” para iniciar los trámites de solicitud del crédito disponible de la empresa en función de las características de la misma.
A partir de este momento, nuestro personal se encargará de realizar las tareas necesarias para la gestión y tramitación de la solicitud. 

Una vez seleccionada la categoría correspondiente y el curso de interés, se tiene acceso a la presentación del mismo y a su Contenido. En esa misma pantalla se podrá realizar su contratación en una de las convocatorias programadas para su impartición. 

Tambien podrás observar cuales formaciones estan inactivas o han expirado